Zo lang moet je je administratie bewaren en zo regel je dat slim

De administratie: er zijn maar weinig mensen die dat een leuk klusje vinden. Toch is het belangrijk om je administratie goed bij te houden. Maar hoe lang moet je je administratie bewaren en hoe zorg je ervoor dat je een goed overzicht bewaart en dus je administratie slim regelt? Na het lezen van dit artikel weet jij precies hoe je je administratie aanpakt en hoef je nooit meer op zoek naar zoekgeraakte bonnetjes en documenten die niet bewaard zijn.

Bewaarplicht particulieren

Voor particulieren bestaat er geen specifieke wettelijke bewaarplicht wat betreft financiële administratie. In de meeste gevallen wordt geadviseerd om je administratie minstens vijf jaar te bewaren. Dit geldt vooral als een soort veiligheidsmaatregel voor het geval de Belastingdienst vragen heeft over je aangiften of als er naheffingen moeten worden gedaan. Door je documenten vijf jaar lang te bewaren, ben je goed voorbereid op mogelijke controles en kun je snel reageren op verzoeken om informatie.

Bewaarplicht bedrijven en zelfstandigen

Voor bedrijven en zelfstandigen gelden wél regels. Volgens de wet moeten bedrijven en zelfstandigen hun financiële administratie tussen de zeven en tien jaar bewaren. Deze administratie omvat onder andere facturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten, jaarrekeningen en andere relevante documenten die betrekking hebben op de bedrijfsvoering en financiën. Deze langere bewaartermijn is voornamelijk bedoeld om te voldoen aan fiscale en wettelijke verplichtingen, maar het kan ook van pas komen bij geschillen met klanten, leveranciers of bijvoorbeeld werknemers.

Nu weet je hoe lang je jouw administratie moet bewaren, maar hoe kun je dit dan op een slimme manier kunnen regelen? We geven je graag wat tips om je administratie op orde te houden.

Digitaliseer je administratie

Het digitaliseren van je administratie is een slimme zet om papieren rompslomp te verminderen en tegelijkertijd al je documenten op een handige plek te bewaren, waar je ze snel weer terug kunt vinden. Door gebruik te maken van scanner-apps of een ouderwetse printer met scanfunctie kun je papieren documenten heel eenvoudig omzetten naar digitale bestanden.
Vervolgens kun je deze bestanden gaan rangschikken op je pc of in de cloud. Het digitaliseren van je administratie is niet alleen heel praktisch, maar ook nog eens ruimtebesparend. En een opgeruimd huis, is een opgeruimd hoofd!

Gebruik een goede organisatiestructuur

Een goede organisatiestructuur is van groot belang voor het efficiënt bijhouden van je administratie. Maak logische mappen en submappen aan om je documenten te categoriseren. Denk aan categorieën zoals inkomsten en uitgaven, verzekeringen, hypotheek, belastingen, contracten, enzovoort. Op deze manier kun je snel en gemakkelijk de juiste documenten vinden wanneer je ze nodig hebt, wat veel tijd bespaart en waarmee de nodige frustratie voorkomen kan worden.

Maak regelmatig back-ups

Het regelmatig maken van back-ups van je digitale administratie is nodig om te voorkomen dat je gegevens kunt verliezen bij technische problemen, zoals een kapotte laptop, een storing of een virus. Gebruik hier betrouwbare oplossingen voor, zoals een online cloudopslagdienst of een externe harde schijf, en stel regelmatig back-up schema’s in om ervoor te zorgen dat je gegevens altijd veilig en up to date zijn. Door hier regelmatig wat tijd in te steken, voorkom je dat je documenten kwijt raakt die je later nog nodig kunt hebben.

Vernietig oude documenten veilig

Na verloop van tijd kan je administratie vol raken met oude documenten die je niet langer nodig hebt. Het is belangrijk om deze oude documenten op een veilige manier te vernietigen om te voorkomen dat gevoelige informatie in verkeerde handen kan vallen. De kans is misschien klein, maar je privacy is natuurlijk wel goud waard.
Voor papieren documenten kun je een versnipperaar gebruiken om ze te vernietigen, maar digitale bestanden moeten worden gewist voordat je ze definitief verwijdert. Neem de tijd om regelmatig (één of twee keer per jaar kan al voldoende zijn) je administratie op te schonen en onnodige documenten op een veilige manier te verwijderen.

Houd je administratie up to date

Een goede administratie is altijd up to date. Zorg ervoor dat je regelmatig nieuwe documenten toevoegt en dan meteen oude documenten archiveert of verwijdert indien nodig. Dit helpt je om een goed overzicht te houden en zorgt ervoor dat je snel in kunt spelen op veranderingen of problemen wanneer deze zich voordoen. Door je administratie regelmatig bij te werken, zorg je ervoor dat je administratie overzichtelijk en up to date blijft. Als je hier twee keer per jaar een uurtje tijd in steekt, dan hoeft dit helemaal niet ingewikkeld en tijdrovend te zijn.

Deze blogs vind je vast ook interessant

Sparen in het buitenland; zo werkt bronbelasting
Pensioenbeleggen: zoveel méér levert dat op dan pensioensparen
Sparen bij BUNQ of Trade Republic; wat levert meer rente op?
Dit zijn de voordelen van beleggen op de lange termijn

Disclaimer

Over Lydia

Lydia is makelaar van beroep en heeft twee jonge kinderen. Daarnaast werkt zij als tekstschrijver en belegt zij samen met haar man in vastgoed, ETF’s en aandelen met als doel het behalen van financiële vrijheid. Ze heeft dus een passie voor financiën en voor vastgoed, en ze deelt haar kennis graag met anderen! De andere blogs van Lydia vind je hier.